Una de las cuestiones que más preocupa a los contribuyentes, especialmente a los que son más ordenados y diligentes, es la de hasta cuándo deben conservar la documentación con trascendencia tributaria. Lo que, en la práctica, equivale a preguntar hasta cuándo puede aquélla serlas requerida por la Administración Tributaria. Se trata de una cuestión importante. Y es que, en algunos casos, el hecho de que hayan pasado ya muchos años desde que se materializó una operación o contrato puede no ser excusa suficiente para aportar información sobre la misma, si es requerida por Hacienda.

¿Qué documentación está obligado el contribuyente a aportar a la Administración Tributaria?

La obligación de aportar documentación tributaria se regula, principalmente, en dos preceptos. En primer lugar, el artículo 29 de la Ley 58/2003, General Tributaria (LGT) regula las obligaciones formales a cargo de los obligados tributarios. Éstas son aquéllas que, sin tener suponer el ingreso de deuda tributaria alguna, se imponen a los contribuyentes por la normativa tributaria, y facilitan el desarrollo de actuaciones o procedimientos tributarios o aduaneros.

Pues bien, una de estas obligaciones formales, según el apartado 2, letra f), del artículo referido, es la de «aportar a la Administración tributaria libros, registros, documentos o información que el obligado tributario deba conservar en relación con el cumplimiento de las obligaciones tributarias propias o de terceros, así como cualquier dato, informe, antecedente y justificante con trascendencia tributaria, a requerimiento de la Administración o en declaraciones periódicas. Cuando la información exigida se conserve en soporte informático deberá suministrarse en dicho soporte cuando así fuese requerido.»

Además, el artículo 93 de la misma LGT prevé que «Las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, así como las entidades mencionadas en el apartado 4 del artículo 35 de esta ley, estarán obligadas a proporcionar a la Administración tributaria toda clase de datos, informes, antecedentes y justificantes con trascendencia tributaria relacionados con el cumplimiento de sus propias obligaciones tributarias o deducidos de sus relaciones económicas, profesionales o financieras con otras personas.»

Por tanto, estos dos preceptos resumen el deber de colaboración de los obligados tributarios en la aplicación de los tributos. Y comprenden el deber de información respecto de su situación tributaria, así como de aquella información con trascendencia tributaria derivada de sus relaciones económicas, profesionales o financieras con terceros.

La duda es, por tanto, hasta cuándo está el contribuyente obligado a aportar toda esta información, a requerimiento de la Administración Tributaria.

¿Cuándo prescribe la obligación de aportar la documentación tributaria que nos requiera la Administración?

La prescripción de las obligaciones formales (aportar documentación), antes referidas, se regulan en el artículo 70 de la LGT. Dicho artículo contempla, no obstante, tres supuestos distintos.

El primero de ellos es el referido a la situación del propio obligado tributario. Es decir, hasta cuándo debe aportarse la documentación tributaria que afecte al propio contribuyente. Pues bien, dispone el apartado 1 del citado artículo 70 de la LGT que, «las obligaciones formales vinculadas a otras obligaciones tributarias del propio obligado sólo podrán exigirse mientras no haya expirado el plazo de prescripción del derecho para determinar estas últimas.»

Por tanto, mientras la Administración siga pudiendo dictar liquidación al contribuyente, en relación con un determinado ejercicio, es necesario conservar dicha documentación. Lo anterior se refiere al plazo general de prescripción de cuatro años que es, según el artículo 66.a) de la LGT, el plazo máximo para dictar liquidación en relación con una obligación tributaria.

El segundo supuesto se refiere a la obligación de conservar documentación por parte de los empresarios. En este caso, el apartado 2 del artículo 70 de la LGT se remite a la normativa mercantil, o al plazo en el que todavía se pueda dictar liquidación en relación con los ejercicios a los que se refiera dicha información, prevaleciendo el plazo que sea mayor de los dos.

En cuanto al plazo previsto en la normativa mercantil es del artículo 30 de Código de Comercio. Es decir, el de seis años, contados a partir del último asiento realizado en los libros. Además, esta obligación es exigible en caso de cese del empresario, no quedando eximido de este deber por haber abandonado su actividad. Y también, en caso de fallecimiento (recaerá esa obligación sobre sus herederos), ni en caso de disolución de sociedades (tal obligación deberán cumplirla los liquidadores).

Por último, el artículo 70 de la LGT, en su apartado 3, se refiere a determinados supuestos en los que será posible exigir la documentación tributaria al contribuyente, a pesar de que hayan transcurrido más de cuatro años desde que se formalizaron determinadas operaciones, y no sea posible ya dictar liquidación en determinados ejercicios.

Así, prevé dicho precepto que «La obligación de justificar la procedencia de los datos que tengan su origen en operaciones realizadas en períodos impositivos prescritos se mantendrá durante el plazo de prescripción del derecho para determinar las deudas tributarias afectadas por la operación correspondiente y, en todo caso, en los supuestos a que se refiere el artículo 66.bis.2 y 3 de esta Ley.»

Por tanto, en la medida en que dichas operaciones realizadas en períodos prescritos, sigan teniendo plena incidencia en ejercicios que todavía no han prescrito, el contribuyente seguirá obligado a conservar toda la documentación tributaria referida a dichas operaciones. Además, esta obligación es especialmente exigible en el caso de compensación de bases o cuotas que provienen de ejercicios anteriores.

Los Tribunales no admiten excusas, si existe obligación de conservar la documentación.

Estamos ante una cuestión de suma importancia. Y ello, no sólo en lo que se refiere a la obligación de aportar la documentación que requiera la Administración, sino también en lo referido a la documentación que afecte al propio contribuyente, y justifique las deducciones o compensaciones incluidas en sus autoliquidaciones.

Ejemplo de ello es una reciente sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña del pasado 30-3-2023 (recurso 2608/2021), en la que el Tribunal echa en cara al contribuyente que «ha traído a colación unas facturas datadas en 2004 y ha añadido que transcurridos más de seis años (art. 30 del Código de Comercio), no tenía obligación de conservarlas. Pero una cosa es que el decaimiento de esa obligación pueda preservar al comerciante de cualquier género de reprensión o castigo y otra muy distinta que lo exonere del deber de diligencia cuando se sabe de antemano que determinados documentos van a ser en el futuro la fuente o justificación de un derecho frente a la Administración de Hacienda.»

Por tanto, conviene ser muy cautelosos antes de destruir cualquier documentación, y actuar bien asesorado por un profesional especializado en la interposición de reclamaciones frente a Hacienda. Y es que podemos echar en falta dicha documentación en vía de recurso. Y lo anterior puede suponer al contribuyente la pérdida del derecho a compensar bases o aplicar deducciones que traigan causa de ejercicios anteriores.